В настоящее время вопрос выбора офисной техники стоит очень актуально - на рынке в каждом сегменте (будь-то струйные или лазерные принтеры, персональные "комбайны" или aцифровые многофункциональные усторойства формата А3) представлены до 5 производителей (брендов), причем каждый производитель предлагает несколько моделей со сходными техническими характеристиками в достаточно узком ценовом диапазоне, а фирм, торгующих подобного рода техникой, насчитывется в десятки раз больше. Так что человек, ответственный за закупки копировальных аппаратов или принтеров в организации (офис-менеджер, IT специалист, менеджер по закупкам и др.) или просто частное лицо, покупающее подобную технику для дома или домашнего офиса,  должны серьезно поработать, чтобы обоснованно сделать выбор в пользу той или иной модели аппарата и/или фирмы, где он будет покупать технику.

Итак, эта статья написана как информационный материал и может быть использована как "пошаговое пособие по покупке офисной техники".

Прежде всего, для принятии окончательного решения о покупке необходимо иметь ответы на три основных вопроса, причем, если Ваши ответы достаточно обоснованы, то можете считать, что Ваш выбор практически оптимален:

• Что покупать?
• По какой цене?
• Где покупать?

1) В контексте первого вопроса следует обратить внимание на следующие характеристики:

Максимальный формат бумаги при копировании/печати

Формат выводимых отпечатков должен соответствовать Вашим техническим потребностям и может находиться, как правило, в диапазоне от А4 до А0 (подробнее о форматах печатных носителей Вы можете прочитать здесь). Более того, в некоторых случаях максимальный размер отпечатка у копировальных аппаратов может отличаться от максимального формата оригинала и носителя (бумаги)! Это стоит учитывать при выборе.

Средний и пиковый объемы копирования/печати в месяц

Для оптимального использования возможностей техники перед покупкой нового аппарата необходимо приблизительно оценить Ваши объемы копирования/печати, так как каждая модель производится под определенные объемы, а несоблюдение рекоммендованых и/или пиковых нагрузок может привести к повышенному износу запасных частей аппарата или даже поломке, что уже в гарантийный период будет расцениваться как негарантийный случай. У копировальных аппаратов и многофункциональных устройств тут прослеживается определенная закономерность - большинство моделей, формат которых находится в пределах от А4 до В4, расчитаны на максимальную месячную нагрузку до 15 тысяч копий в месяц (а для аналоговых копиров он может не превышать и 300 копий в месяц).

Скорость копирования/печати

Эта характеристика рассматривается обычно в контексте с предыдущей, так как производительность аппарата и его ресурс взаимозависимы - если Вы выбираете в пользу более скоростной модели, тот, как правило, он будет иметь более высокие допустимые нагрузки и, как следствие, стоимость аппарата будет выше, если вы выбираете технику по нагрузке для оптимального использовования ресурсов, предложения по скорости и, как следствие, по цене, будут в довольно узком диапазоне.

Емкость и ориентация лотков для бумаги и характер подачи оригиналов

Эта характеристика в большей степени относится к копировальным аппаратам, МФУ и принтерам для офисов, чем к персональным аппаратам. Количество "подходов" к аппарату по загрузке закончившейся бумаги, например, при лотке в 500 листов в 4 раза меньше, чем при лотке в 125 листов, что автоматически экономит время, а иногда и нервы Вашего персонала. Более того, если аппарат имеет два лотка, их можно загружать различными форматами бумаги, что автоматически умньшает время процесса настройки подачи бумаги пользователем. А самое интересное - практика показывает, что зачастую неопытный перснонал при загрузке бумаги случайно сбивает настройки параметров загружаемых носителей прямо в самом лотке для бумаги, что приводит к долговременным проблемам с печатью вплоть до вызова сервисного инженера, а емкий интеллектуальный лоток избавит Вас от лишних хлопот.

Вертикальная подача бумаги на практике оказывается хуже фронтальной (из расположенного горизонтально лотка), так как скапливающаяся на роликах пыль ухудшает захват бумаги, а попавшие внутрь посторонние предметы (скрепки и т.д.) могут испортить механику аппарата. Автоматический подачик оригиналов (ADF, ARDF, DADF) значительно облегчает процесс копирования и сканирования многостраничных документов и может поставляться как опция к аппарату или в стандартной комплектации.

Себестоимость отпечатка

Приобретая аппарат, Вы прежде всего приобретаете его способность копировать/печатать, когда в процессе работы расходуются определенные вещества, которые переносятся на бумагу и другие материалы для печати - "так называемые" расходные материалы. Таким образом, стоимость владения техникой состоит из цены самого аппарата и расходов на закупку расходных материалов в пересчете на единицу отпечатка. Таким образом, чтобы точно подсчитать Ваши затраты на производство одного отпечатка, а исходя из этого, и общие затраты в период эксплуатации техникой, необходимо знать:

1. Какие расходные материалы использует аппарат - это может быть чернильница или струйный картридж (в струйных принтерах), тонер/тонер-картридж (и девелопер в двухкомпонентных копирах) и фотобарабан/копи-картридж (в копировальных апаратах), принт-картридж (как правило в лазерных монохромных принтерах).
2. Ресурсы расходных материалов - они, как правило, указываются в количестве копий/страниц при 5 % заполнении формата А4, что примерно соответствует проценту заполнения листа в обычном счете.
3. Какие ресурсные запчасти необходимо менять в период эксплуатации и их ресурс - это может быть нагревательный и прижимной валы (или фьюзер в сборе), ролики подачи, пальцы отделения, термисторы, печатные головки и т.д. Как правило, они являются скрытой составляющей себестоимости отпечатка, так как не все производители декларируют их ресурс, а их износ может быть повышенным вследствие перегрузки техники или плохого сервисного обслуживания.
4. Какая цена на расходные материалы и ресурсные запчасти и постоянно ли они в наличии, так как, зачастую, купив аппарат, Пользователь не может найти на него расходные материалы по ряду причин - от обычных перебоев с поставками до плохой организации канала дистрибуции производителем.

Дополнительные опции и аксессуары

Несколько довольно интересных приспособлений, опционально докупаемых к Вашей модели, могут существенно избавить Вас от рутинных послепечатных операций. Если аппаратом будут пользоваться несколько человек, то целесообразно подключить его в Вашу локальную сеть, что означает, что нужно дополнительно докупить сетевую карту или выбрать сетевую конфигурацию аппарата. Если Вы будете печатать или копировать двухсторонние документы, сдедует выбрать дуплексную модель или приобрести отдельно комплект дуплексного модуля. Если Вы нуждаетесь в сортировке, брошюровке, степлировании или перфорации выходных комплектов документов, задумайтесь о приобретении электронного сортировщика, финишера-степлера, дырокола или профессионального буклетмейкера.

Эксплуатационные характеристики

Наконец, если Вы остановили свой выбор на конкретной модели аппарата, обязательно обратите внимание на соответствие технических параметров модели условиям эксплуатации.

1. Параметры электросети по месту установки должны соответствовать требованиям аппарата (диапазон колебаний напряжений питания, потребляемая можность в импульсном режиме) - иногда полезно приобрести источник бесперебойного питания вместе с аппаратом, чтобы избежать в дальнейшем проблем с выходом из строя приобретенной техники вследствие колебаний напряжения Вашей электросети.
2. Основные требования к помещению где планируется разместить аппарат определяются особенностями его эксплуатационных характеристик, а именно: уровень шума при копировании/печти и допустимый уровень влажности воздуха.
3. Требования к качеству используемой бумаги - если о диапазоне допустимой плотности печатных носителей можно прочитать в спецификации или инструкции пользователя, то о качестве используемой бумаги Пользователи обычно узнают после первой профилактической чистки или вызова сервисного инженера с жалобой на постоянные застревания бумаги. Приобретая бумагу, думайте о затратах. Цена бумаги – лишь одна из статей затрат, простои в работе обходятся довольно дорого, особенно на высокопроизводительном оборудовании. Часто при сбоях в работе копировального или печатного оборудования люди склонны винить в этом технику. Но зачастую причиной сбоя является использование дешевой некачественной бумаги.

 2) При рассмотрении второго вопроса следует обратить внимание на следующие моменты:

Приобретая офисную технику, Вы должны знать что цена аппарата, названная продавцом или задекларированная где-то в печатных изданиях, как правило, может подразумевать его минимальную комплектацию. Например, копировальные аппараты Ricoh в формате А3 предлагаются без тонера (девелопера) и крышки стекла экспонирования, а за запуск и постановку на гарантю аппаратов Canon нужно еще "выложить деньги", тогда как аппараты XEROX идут со стартовым комплектом расходных материалов. Более того, некоторые опции, кроме своей стоимости, подразумевают покупку дополнительных аксессуаров (память, жесткий диск, комплект инсталляции и т.д.), без которых они просто не будут работать, и об этих ньюансах знает только специалист. Таким образом, для того чтобы Ваши требования к технике отвечали ее возможностям, необходимо знать возможности аппарата в стандартной (базовой) комплектации, спектр дополнительного оборудования (автоподачик, сортер, дуллекс, дополнительные лотки для бумаги и т. д.), характеристики каждой дополнительной опции и ее стоимость.

То есть, сумма которую Вы реально затратите на приобретение техники будет выглядить так: Цена базовой конфигурации + Цена дополнительного оборудования + Цена стартового комплекта расходных материалов (если нужно) + Цена дополнительных опций + Стоимость доставки и инсталляции (если требуется). Солидные компании, имеющие свою собственную сервисную службу, как правило, без проблем смогут организовать доставку и запуск техники, если инсталляция аппарата авторизованным сервисным инженером является неотъемлемым условием постановки аппарата на гарантию.

 3) Третий вопрос - последний в списке, но не последний по значимости:

Итак, если Вы определились с аппаратом или колеблетесь в выборе между парой-тройкой моделями со сходными характеристиками, самое время выбирать компанию-поставщика. Можно взять каталог прайс-листов (если к Вам в офис его не приносят, можно приобрести в ближайшем киоске) или зайти в подобный каталог в Интернете, найти самую дешевую цену по этой модели, позвонить по телефону и выписать счет. Но есть несколько очень важных ньюансов!

1) Прежде всего, низкая цена оборудования или расходных материалов должна "настораживать" потенциального Покупателя. Сегодня все серьезные фирмы работают примерно с одной и той же наценкой и имеют сопоставимые скидки у фирм-производителей. Поэтому разброс цен на один и тот же товар никогда не должен превышать 3-5 процентов. Если же кто-то предлагает Вам фирменную технику или расходные материалы, но на 10, а то и 20 процентов дешевле, есть повод задуматься о легальности канала ввоза (для техники) или оригинальности (для расходных материалов).

2) Некоторые компании (сюда можно отнести супермаркеты или некоторые непонятные ЧП) продают (или пытаются продавать) всё, начиная от мониторов и заканчивая цифровыми фотокамерами. В результате, их менеджеры по продажам ничего толком не знают ни об одном, ни о другом., а если спросить, чем отличается одна модель от другой, в лучшем случае ответят "ценой". Отдавайте предпочтение специализированным фирмам, где продавцы являются профессионалами и знают продукты, где Вы не только можете прояснить технические характеристики интересующего Вас аппарата, но и после покупки проконсультироваться по всем возникающим вопросам (особенно это касается многофункциональных устройств), связанных с эксплуатацией оборудования.

3) Более того, даже решив сделать одноразовую покупку по-дешевле, есть опасность того, что фирма, у которой техника будет куплена, очень быстро исчезнет из поля зрения, и сервисной поддержки Вы не получите. Сложно угадать, какая фирма будет стабильно работать на нашем рынке, а какая - нет, но есть признаки, по которым можно судить о стабильности фирмы. Во-первых, это наличие веб-сайта, где вы можете прочитать о том, сколько лет фирма на рынке и о продуктах и услугах, которые она предлагает. Во-вторых, статусы и сертификаты, которыми обладает фирма, так как, чтобы получить статус дилера или партнера, нужно иметь сертифицированных специалистов и регулярно выполнять определенные обязательства перед производителем. В-третьих, никогда не помешает осведомиться о наличии в фирме сертифицированных специалистов как таковых. Сертифицированный специалист - это не только гарантия качества работ, но и доля уверенности в самой фирме-потенциальном партнере, поскольку обучение специалиста стоит немалых денег, и только более или менее обеспеченная и уверенная в завтрашнем дне фирма станет вкладывать деньги в обучение персонала.

4) Наконец, кроме срока гарании (она обычно составляет 12 месяцев, если нет ограничения по объемам копирования/печати) Вам необходимо знать, кто будет поддерживать гарантию, то есть осуществлять гарантийный или негарантийный ремонт приобретаемого оборудования. В этом случае, если фирма-продавец не имеет своего сервисного центра, то, в лучшем случае, выпишет стандартный гарантийный талон, с указанием списка авторизованных сервисных центров, и в случае поломки или даже обычного звонка с просьбой проконсультировать по вопросам эксплуатации, переадресует туда же. Чтобы защититься от некачественного товара или недобросовестного продавца, лучше приобретать технику в специализированной фирме, где есть сервис, и где продавцы несут ответственность за предоставленную информацию о товаре. И если у кого-то возникают проблемы с эксплуатацией приобретенной техникой, то они всегда могут обратиться к менеджерам или в сервисный центр при той фирме, где была сделана покупка.

Подводя итоги сказанному, обращайтесь только в солидные, проверенные компании, имеющие сертификаты, презентабельный офис, демонстрационный зал и собственную сервисную службу. И прежде чем делать выбор, не поленитесь нанести визит в выбранную вами фирму. Увиденное даст в десять раз больше информации, чем сотни рекламных объявлений.